Mahnungen und Inkasso richtig behandeln

Was eine Mahnung von einem Inkassoschreiben unterscheidet

Eine Mahnung ist eine Zahlungsaufforderung, die der Gläubiger selbst verschickt, wenn du eine Rechnung nicht rechtzeitig bezahlt hast. Ein Inkassoschreiben kommt dagegen von einem eigenständigen Inkassounternehmen, das der Gläubiger mit dem Einzug der Forderung beauftragt hat, oder das die Forderung sogar aufgekauft hat. Beide Schreiben sind für sich genommen noch kein gerichtliches Verfahren und noch kein Titel, mit dem gepfändet werden dürfte.

Ein Gläubiger muss dir vor einer Inkassobeauftragung nicht zwingend eine Mahnung schicken. Stand bereits im Vertrag oder auf der Rechnung ein festes Zahlungsdatum, gerätst du mit dessen Ablauf automatisch in Verzug, und der Gläubiger darf direkt ein Inkassobüro einschalten. Jedes seriöse Inkassounternehmen muss dabei im Rechtsdienstleistungsregister eingetragen sein, das lässt sich kostenlos online prüfen.

Wann du überhaupt in Verzug bist

Inkassokosten und Verzugszinsen darf ein Gläubiger nur verlangen, wenn du dich tatsächlich in Verzug befindest. Das ist wichtiger, als es klingt, denn ohne Verzug fehlt die Grundlage für jede zusätzliche Kostenforderung. In Verzug gerätst du auf drei Wegen: wenn ein festes Zahlungsdatum vereinbart war und ungenutzt verstreicht, wenn der Gläubiger dich nach Fälligkeit mahnt, oder spätestens 30 Tage nach Zugang und Fälligkeit einer Rechnung.

Für Verbraucher gilt bei der 30-Tage-Regel eine wichtige Einschränkung: Sie greift nur, wenn auf der Rechnung ausdrücklich auf diese Folge hingewiesen wurde. Fehlt dieser Hinweis, beginnt der Verzug erst mit einer echten Mahnung. War die ursprüngliche Forderung unberechtigt oder hast du schon bezahlt, entfällt der Verzug ganz, und damit auch jeder Anspruch auf Inkassokosten und Zinsen.

Wie ein Mahnbescheid zum Vollstreckungsbescheid wird

Zahlst du trotz Mahnung und Inkassoschreiben nicht, kann der Gläubiger beim zuständigen Amtsgericht einen gerichtlichen Mahnbescheid beantragen. Das Gericht prüft dabei nicht, ob die Forderung berechtigt ist, es verschickt den Mahnbescheid allein deshalb, weil der Gläubiger die Gebühr gezahlt und den Antrag korrekt gestellt hat. Du erkennst ihn an einem gelben Umschlag mit einem amtlichen Formular.

Gegen den Mahnbescheid kannst du innerhalb von zwei Wochen nach Zustellung Widerspruch einlegen, mit dem beigefügten Formular und ohne Begründung. Tust du das nicht, kann der Gläubiger einen Vollstreckungsbescheid beantragen, gegen den du erneut zwei Wochen Zeit für einen Einspruch hast, diesmal allerdings ohne Formular. Bleibt auch dieser Einspruch aus, ist die Forderung tituliert, und der Gerichtsvollzieher darf pfänden.

Wie hoch Inkassokosten wirklich sein dürfen

Zulässig sind nur Inkassokosten in der Höhe, die auch ein Rechtsanwalt für eine vergleichbare Tätigkeit nach dem Rechtsanwaltsvergütungsgesetz berechnen dürfte, gestaffelt nach der Höhe der Forderung. Seit der Inkassoreform, die am 1. Oktober 2021 vollständig in Kraft trat, sind diese Kosten im Rechtsdienstleistungsgesetz zusätzlich gedeckelt. Für eine einfache, unbestrittene Forderung darf das Inkassounternehmen im Regelfall höchstens eine 0,9-Gebühr ansetzen. Zahlst du sofort nach dem ersten Schreiben, sinkt der Höchstsatz auf eine 0,5-Gebühr. Der höhere Satz von 1,3 ist die Ausnahme und nur bei besonders umfangreichen oder rechtlich schwierigen Fällen erlaubt.

Konkret heißt das: Verlangt ein Inkassobüro bei einer kleinen, unstrittigen Forderung eine hohe Pauschale ohne erkennbaren Bezug zur Forderungshöhe, musst du diesen übersteigenden Teil nicht zahlen. Auch Zinsen unterliegen klaren Regeln. Verzugszinsen darf ein Gläubiger nur auf die ursprüngliche Forderung berechnen, nicht auf bereits angefallene Mahn- oder Inkassokosten. Zweifelst du an der Höhe der aufgerufenen Kosten, darfst du die Hauptforderung anerkennen und ausschließlich die Kostenposition bestreiten.

Übliche Fristen im Mahnverfahren im Überblick

Im gerichtlichen Mahnverfahren gelten feste, gesetzlich geregelte Fristen. Die folgende Tabelle fasst die wichtigsten zusammen.

Die meisten gewöhnlichen Forderungen, etwa aus einem Kaufvertrag oder einer Rechnung, verjähren nach der Regelverjährung des Paragrafen 195 BGB in drei Jahren. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Jahres, in dem die Forderung entstanden ist und der Gläubiger davon Kenntnis hatte. Wichtig: Auf die Verjährung musst du dich aktiv berufen, das Gericht prüft sie nicht von allein. Ein Vollstreckungsbescheid setzt diese kurze Frist außer Kraft und verlängert sie auf 30 Jahre, deshalb lohnt sich ein Widerspruch gerade bei zweifelhaften Forderungen.

Wie du eine unberechtigte Forderung bestreitest

Hältst du eine Forderung für unberechtigt, widersprichst du am besten schriftlich und nachweisbar, per Einschreiben oder zumindest mit Lesebestätigung. Die Verbraucherzentrale stellt für genau diesen Fall Musterbriefe bereit, mit denen du entweder die gesamte Forderung oder nur überhöhte Inkassokosten zurückweist. Wichtig ist, konkret zu benennen, warum die Forderung aus deiner Sicht nicht besteht oder falsch berechnet ist, ein pauschales Bestreiten reicht oft nicht.

Kommt es zu einem gerichtlichen Mahnbescheid, reicht ein einfacher Widerspruch mit dem beigefügten Formular innerhalb der Zweiwochenfrist, eine Begründung ist an dieser Stelle noch nicht nötig. Die eigentliche inhaltliche Prüfung findet erst im anschließenden Klageverfahren statt, falls der Gläubiger es dorthin weiterverfolgt.

Warum Ignorieren die teuerste Reaktion ist

Wer eine Mahnung oder einen Mahnbescheid liegen lässt, verliert damit sein wichtigstes Recht: die Frist für Widerspruch oder Einspruch. Läuft diese Frist ungenutzt ab, wird die Forderung tituliert, selbst wenn sie eigentlich falsch berechnet war. Danach lässt sich der Fehler nur noch mit erheblichem Aufwand über eine Vollstreckungsabwehrklage korrigieren, wenn überhaupt.

Aussitzen kostet außerdem bares Geld, weil Zinsen und weitere Mahn- und Vollstreckungskosten während der Wartezeit weiterlaufen. Wer stattdessen aktiv reagiert, ob mit Zahlung, Widerspruch oder einer angebotenen Ratenzahlung, hält die Kosten überschaubar und behält die Kontrolle über das Verfahren.

Die ersten Schritte bei einer Mahnung oder einem Inkassobrief

1. Prüfe die Forderung anhand des ursprünglichen Vertrags oder der Rechnung, bevor du zahlst oder widersprichst.
2. Prüfe, ob du überhaupt in Verzug bist, und ob die Inkassokosten die zulässige Höhe einhalten.
3. Zahle den Teil der Forderung, den du eindeutig schuldest, um Zinsen und weitere Kosten nicht unnötig anwachsen zu lassen.
4. Bestreite unberechtigte Forderungen oder überhöhte Inkassokosten schriftlich und nachweisbar, notfalls mit einem Musterbrief der Verbraucherzentrale.
5. Lege bei einem gerichtlichen Mahnbescheid innerhalb von zwei Wochen Widerspruch mit dem beigefügten Formular ein, wenn du die Forderung bestreitest.
6. Biete dem Gläubiger eine realistische Ratenzahlung an, wenn die Forderung berechtigt ist, du sie aber nicht auf einmal zahlen kannst.

Häufige Fragen