Behördengänge nach einem Todesfall

Was zuerst erledigt werden muss

Nach einem Todesfall stehen einige Behördengänge an, und manche davon haben enge Fristen. Der erste Schritt ist immer die ärztliche Leichenschau: Ein Arzt stellt den Tod fest und schreibt die Todesbescheinigung, den Totenschein. Ohne dieses Dokument geht nichts weiter. Bei einem Tod zu Hause rufst du dafür den Hausarzt oder den ärztlichen Bereitschaftsdienst, im Krankenhaus oder Heim erledigt das die Einrichtung.

Der zweite Schritt ist die Anzeige des Sterbefalls beim Standesamt. Sie muss nach § 28 des Personenstandsgesetzes spätestens am dritten Werktag nach dem Tod erfolgen. Zuständig ist das Standesamt an dem Ort, an dem die Person gestorben ist. Diese Frist klingt knapp, ist aber gut zu schaffen, weil dir der Bestatter dabei hilft.

Genau das ist die gute Nachricht: Du musst nicht alles selbst zum Amt tragen. Beauftragst du ein Bestattungsunternehmen, übernimmt es in der Regel die schriftliche Anzeige beim Standesamt, reicht die Unterlagen ein und holt die Sterbeurkunden für dich ab. Die vielen weiteren Meldungen bei Versicherungen und Ämtern bleiben aber deine Aufgabe.

Der Totenschein und die Sterbeurkunde

Zwei Dokumente werden oft verwechselt, sind aber verschieden. Der Totenschein, also die ärztliche Todesbescheinigung, wird vom Arzt ausgestellt und bestätigt den Tod medizinisch. Er begleitet den Verstorbenen und ist die Grundlage für alles Weitere. Die Sterbeurkunde dagegen stellt das Standesamt aus, nachdem der Sterbefall angezeigt wurde. Sie ist das amtliche Dokument, das du für Banken, Versicherungen und Ämter brauchst.

Bestell beim Standesamt gleich mehrere Ausfertigungen der Sterbeurkunde, in der Praxis sind fünf bis zehn sinnvoll. Fast jede Stelle verlangt eine eigene Kopie oder ein Original. Wer zu wenige hat, muss nachbestellen und verliert Zeit. Manche Ausfertigungen sind für bestimmte Zwecke gebührenfrei, etwa für die Rentenversicherung, das solltest du beim Standesamt gleich ansprechen.

Diese Unterlagen brauchst du fürs Standesamt

Welche Papiere das Standesamt sehen will, hängt vom Familienstand des Verstorbenen ab. Halte am besten von Anfang an einen Ordner mit den wichtigsten Dokumenten bereit. In der Regel brauchst du:

• Die ärztliche Todesbescheinigung, also den Totenschein.
• Den Personalausweis oder Reisepass des Verstorbenen.
• Die Geburtsurkunde der verstorbenen Person.
• Bei Verheirateten zusätzlich die Eheurkunde, bei Geschiedenen den Scheidungsbeschluss, bei Verwitweten die Sterbeurkunde des früheren Ehepartners.

Fehlt ein Dokument, ist das kein Beinbruch. Der Bestatter und das Standesamt sagen dir, was sich beschaffen lässt und wie. Wichtiger ist, die Anzeigefrist im Blick zu behalten.

Fristen im Überblick

Einige Meldungen sind eilig, andere haben Zeit. Die folgende Übersicht ordnet die wichtigsten Behördengänge nach Frist. Manche Fristen ergeben sich aus dem Gesetz, andere aus den Bedingungen von Verträgen.

Wen du nach dem Standesamt informieren musst

Sobald du die Sterbeurkunde hast, beginnt die eigentliche Melderunde. Die Meldebehörde erfährt vom Tod meist automatisch über das Standesamt, dort musst du in der Regel nichts tun. Aktiv werden musst du dagegen bei fast allen anderen Stellen. Melde den Verstorbenen bei der Krankenkasse und der Rentenversicherung ab. War er Rentner, läuft die Abmeldung über den Rentenservice der Deutschen Post.

Weiter geht es mit den Versicherungen. Lebens- und Unfallversicherungen haben oft kurze Meldefristen, prüfe die Policen deshalb früh. Kfz-, Haftpflicht- und Hausratversicherung, Banken und Bausparkassen gehören ebenfalls informiert. War der Verstorbene berufstätig, sag dem Arbeitgeber Bescheid. Für nahe Angehörige gibt es außerdem oft Sonderurlaub, den du bei deinem eigenen Arbeitgeber erfragen kannst. Denk auch an Familienkasse, Versorgungsamt und, falls vorhanden, an die Rückgabe eines Schwerbehindertenausweises.

Vergiss das Finanzamt nicht. Den Erwerb von Todes wegen musst du dem Finanzamt innerhalb von drei Monaten anzeigen, damit es prüfen kann, ob Erbschaftsteuer anfällt. War der Verstorbene selbstständig oder zur Abgabe einer Steuererklärung verpflichtet, treten die Erben auch hier in seine Pflichten ein. Eine letzte Einkommensteuererklärung für das Todesjahr gehört dann noch dazu.

Das Testament und das Nachlassgericht

Findest du ein Testament, musst du es unverzüglich beim Nachlassgericht abliefern, auch wenn du selbst nicht darin bedacht bist. Diese Pflicht steht in § 2259 BGB, und wer ein Testament zurückhält, macht sich strafbar. Das Nachlassgericht ist eine Abteilung des Amtsgerichts. Es eröffnet das Testament und benachrichtigt die Erben.

Gibt es kein Testament oder brauchst du einen förmlichen Nachweis deiner Erbenstellung, kannst du beim Nachlassgericht einen Erbschein beantragen. Ihn brauchst du zum Beispiel, um über Konten oder Grundstücke zu verfügen, wenn keine passende Vollmacht vorliegt. Der Erbschein kostet eine Gebühr und braucht etwas Zeit. Lag ein notarielles Testament vor, ersetzt es den Erbschein oft.

Sonderfälle: unnatürlicher Tod und Obduktion

Nicht immer läuft die Meldung geradlinig. Stellt der Arzt bei der Leichenschau einen unnatürlichen Tod oder eine ungeklärte Todesursache fest, informiert er die Polizei. Dann darf der Verstorbene zunächst nicht bestattet werden, und die Staatsanwaltschaft gibt den Leichnam erst nach einer Untersuchung frei. Das kann einige Tage dauern und die Bestattung verzögern. Für Angehörige ist das belastend, es ist aber ein normaler rechtlicher Ablauf und kein Verdacht gegen sie.

In solchen Fällen wird die Sterbeurkunde erst ausgestellt, wenn die Ermittlungen den Leichnam freigeben. Frag beim Bestatter oder bei der zuständigen Stelle nach, wann mit der Freigabe zu rechnen ist. Bis dahin kannst du bereits Unterlagen sammeln und Versicherungen über den Todesfall vorinformieren, auch wenn die Sterbeurkunde noch fehlt.

Den digitalen Nachlass nicht vergessen

Zu den Behördengängen kommt heute der digitale Nachlass. E-Mail-Konten, soziale Netzwerke, Online-Banking, Streaming-Dienste und Abos laufen weiter, bis jemand sie kündigt oder löschen lässt. Als Erbe hast du grundsätzlich Zugriff auf die digitalen Konten des Verstorbenen, genauso wie auf Briefe und Unterlagen. Viele Anbieter verlangen dafür eine Kopie der Sterbeurkunde und einen Erbnachweis.

Verschaff dir früh einen Überblick, welche Online-Dienste der Verstorbene genutzt hat, etwa über die Kontoauszüge und das E-Mail-Postfach. So verhinderst du, dass Abos unbemerkt weiterlaufen, und schützt die Daten vor Missbrauch. Bei sozialen Netzwerken kannst du das Profil oft in einen Gedenkzustand versetzen oder ganz löschen lassen. Ein gutes Vorgehen ist, alle wichtigen Zugänge und Passwörter an einem sicheren Ort zu sammeln und dann Dienst für Dienst abzuarbeiten. Notiere dir, was erledigt ist, damit in der Fülle der Aufgaben nichts doppelt oder gar nicht bearbeitet wird.

So gehst du Schritt für Schritt vor

1. Arzt rufen und den Tod feststellen lassen, den Totenschein aufbewahren.
2. Ein Bestattungsunternehmen beauftragen, das die Anzeige beim Standesamt übernimmt.
3. Beim Standesamt mehrere Ausfertigungen der Sterbeurkunde besorgen.
4. Ein vorhandenes Testament beim Nachlassgericht abgeben.
5. Kranken- und Rentenversicherung, Versicherungen und Arbeitgeber informieren.
6. Die Erbschaft dem Finanzamt anzeigen und, falls nötig, einen Erbschein beantragen.

Häufige Fragen