Totenschein und Sterbeurkunde

Nach einem Todesfall tauchen zwei Papiere auf, die leicht zu verwechseln sind: der Totenschein und die Sterbeurkunde. Sie klingen ähnlich, haben aber ganz unterschiedliche Aufgaben, kommen von unterschiedlichen Stellen und werden zu unterschiedlichen Zeitpunkten gebraucht. Wer den Unterschied kennt, spart sich Wege und Nachfragen. Diese Seite erklärt dir beide Dokumente, wie viele Sterbeurkunden du wirklich brauchst und was sie kosten.

Totenschein und Sterbeurkunde sind zwei verschiedene Dokumente

Der Totenschein bestätigt medizinisch, dass ein Mensch gestorben ist, und wird von einem Arzt ausgestellt. Die Sterbeurkunde bestätigt den Tod rechtlich und amtlich und wird vom Standesamt ausgestellt. Der Totenschein kommt zuerst, aus ihm entsteht später die Sterbeurkunde. Vereinfacht gesagt ist der Totenschein die ärztliche Feststellung und die Sterbeurkunde der behördliche Nachweis. Für Behörden, Banken und Versicherungen zählt fast immer die Sterbeurkunde, nicht der Totenschein.

Den Totenschein stellt der Arzt nach der Leichenschau aus

Der Totenschein, oft auch Todesbescheinigung genannt, wird von einem Arzt nach der Leichenschau ausgestellt. Die Leichenschau ist die äußere Untersuchung des Verstorbenen, mit der der Arzt den Tod eindeutig feststellt. Zu Hause übernimmt das der Hausarzt oder der ärztliche Bereitschaftsdienst unter 116117, in Krankenhaus, Heim oder Hospiz das dortige Personal. Kein Bestatter und kein Angehöriger darf den Totenschein ausstellen, das ist ausschließlich Aufgabe eines Arztes.

Im Totenschein hält der Arzt den Todeszeitpunkt, die vermutliche Todesursache und die Todesart fest. Er kreuzt an, ob ein natürlicher, ein nicht natürlicher oder ein ungeklärter Tod vorliegt. Bei einem nicht natürlichen oder ungeklärten Tod muss er die Polizei verständigen, und der Verstorbene darf zunächst nicht überführt werden. Die Untersuchung kostet Geld, denn der Arzt rechnet die Leichenschau ab. Je nach Aufwand und Tageszeit liegen die Kosten meist zwischen rund 40 und 165 Euro. Sie gehören zu den Bestattungskosten.

Die Sterbeurkunde stellt das Standesamt aus

Die Sterbeurkunde beantragst du beim Standesamt des Ortes, an dem der Mensch gestorben ist, nicht am Wohnort. Das Standesamt braucht dafür den Totenschein sowie je nach Familienstand des Verstorbenen weitere Urkunden. Bei einem Ledigen genügen Personalausweis und Geburtsurkunde, bei Verheirateten kommt die Eheurkunde hinzu, bei Geschiedenen zusätzlich das Scheidungsurteil und bei Verwitweten die Sterbeurkunde des Partners. Der Sterbefall muss dem Standesamt spätestens am dritten Werktag nach dem Tod angezeigt werden (Paragraf 28 Personenstandsgesetz).

In der Praxis nimmt dir der Bestatter diesen Schritt fast immer ab. Wenn du ihn beauftragst, sammelt er die Unterlagen, reicht die Sterbefallanzeige beim Standesamt ein und holt die fertigen Sterbeurkunden für dich ab. Die Urkunde wird oft schon innerhalb weniger Werktage ausgestellt. Sag dem Bestatter gleich, wie viele Ausfertigungen du brauchst, damit du nicht später einzeln nachbestellen musst.

Wie viele Sterbeurkunden du brauchst und wofür

Du brauchst mehrere Sterbeurkunden, weil viele Stellen jeweils ein eigenes Original oder eine beglaubigte Ausfertigung verlangen und die Urkunde nicht zurückgeben. In den meisten Fällen sind fünf bis zehn Ausfertigungen sinnvoll. Manche Stellen akzeptieren eine einfache Kopie, andere bestehen auf dem Original. Die folgende Übersicht zeigt, wer üblicherweise eine Sterbeurkunde sehen will.

Für die Rentenversicherung gibt es eine besondere Urkunde, die auf der Rückseite einen Vermerk zur Rente trägt. Sag beim Standesamt oder beim Bestatter ausdrücklich, dass du eine Sterbeurkunde für Rentenzwecke brauchst. Diese wird gebührenfrei ausgestellt.

Was eine Sterbeurkunde kostet

Die Gebühren legt jede Kommune selbst fest, deshalb schwanken sie leicht. Die erste Ausfertigung kostet meist zwischen 10 und 15 Euro. Jede weitere Ausfertigung, die du zusammen beantragst, ist günstiger und kostet oft nur rund 5 bis 6 Euro. Es lohnt sich also, gleich beim ersten Antrag genügend Exemplare zu bestellen, statt einzeln nachzukaufen. Die Sterbeurkunde für die Rentenversicherung ist gebührenfrei. Alle diese Kosten gehören zu den Bestattungskosten und lassen sich später aus dem Nachlass erstatten.

So beantragst du eine Sterbeurkunde

Wenn du den Weg nicht dem Bestatter überlässt, sondern selbst zum Standesamt gehst, brauchst du nur wenige Schritte.

1. Stell fest, welches Standesamt zuständig ist. Es ist das des Sterbeorts, nicht des Wohnorts.
2. Leg den Totenschein und die Personenstandsurkunden des Verstorbenen bereit.
3. Sag, wie viele Ausfertigungen du brauchst, und nenne den Bedarf für die Rentenversicherung gesondert.
4. Nimm die Urkunden persönlich in Empfang oder lass sie dir zusenden.

Brauchst du später eine weitere Urkunde nach, kannst du sie beim selben Standesamt beantragen, oft auch online oder schriftlich. Antragsberechtigt sind nahe Angehörige wie Ehepartner, Kinder, Eltern und Geschwister sowie Personen mit einem rechtlichen Interesse, etwa Erben.

Wenn der Tod im Ausland eingetreten ist

Stirbt ein Mensch im Ausland, gilt zunächst das Recht des jeweiligen Landes. Die Behörden dort stellen eine ausländische Sterbeurkunde aus, und der Sterbefall sollte auch dem deutschen Konsulat oder der Botschaft gemeldet werden. Für die Überführung nach Deutschland brauchst du in der Regel einen sogenannten Leichenpass, den die ausländische Behörde ausstellt. Das ist aufwendiger als ein Todesfall im Inland, und ein Bestatter mit Erfahrung in Überführungen nimmt dir viel davon ab.

Damit der Todesfall auch in Deutschland amtlich erfasst wird, kannst du die ausländische Sterbeurkunde beim deutschen Standesamt nachbeurkunden lassen. Zuständig ist oft das Standesamt I in Berlin, wenn der Verstorbene keinen deutschen Wohnsitz mehr hatte. Erst diese Nachbeurkundung liefert dir eine deutsche Sterbeurkunde, die Banken, Versicherungen und das Nachlassgericht anerkennen. Plane dafür etwas Zeit ein, weil die Bearbeitung länger dauern kann als eine gewöhnliche Sterbeurkunde.

Die internationale Sterbeurkunde für Behörden im Ausland

Hatte der Verstorbene Verbindungen ins Ausland, etwa eine ausländische Staatsangehörigkeit, Immobilien oder Konten in einem anderen Land, brauchst du oft eine Sterbeurkunde, die auch dort anerkannt wird. Dafür gibt es die internationale Sterbeurkunde. Sie ist ein mehrsprachiges Formular, das auf einem internationalen Abkommen beruht und in vielen europäischen Ländern ohne Übersetzung akzeptiert wird. Du beantragst sie beim selben Standesamt wie die normale Urkunde, musst sie aber ausdrücklich verlangen.

Für Länder, die dieses Abkommen nicht anerkennen, kann zusätzlich eine Überbeglaubigung nötig sein, die sogenannte Apostille oder eine Legalisation. Sie bestätigt die Echtheit der Urkunde für den ausländischen Empfänger. Frag bei der jeweiligen Behörde oder dem Konsulat nach, welche Form dort verlangt wird. Wenn du weißt, dass Vermögen im Ausland zu regeln ist, bestell die internationale Urkunde gleich mit, damit du nicht später einzeln nachbestellst und wartest.

Was du mit Totenschein und Sterbeurkunde sonst noch regelst

Der Totenschein hat noch eine weitere Funktion: Er ist die Grundlage dafür, dass der Bestatter den Verstorbenen überführen darf. Erst wenn der Arzt einen natürlichen Tod bescheinigt hat, ist der Weg frei. Bei einem nicht natürlichen oder ungeklärten Tod gibt erst die Staatsanwaltschaft den Leichnam frei, und das kann einige Tage dauern. Wollte der Verstorbene seine Organe spenden oder ist eine Obduktion nötig, wird das ebenfalls in dieser frühen Phase geklärt, bevor die Bestattung vorbereitet wird.

Mit der Sterbeurkunde in der Hand kannst du dann die vielen Abmeldungen und Anträge angehen, die nach einem Todesfall anstehen. Renten und laufende Leistungen müssen gestoppt, Versicherungen und Mitgliedschaften beendet, Konten und Verträge geklärt werden. Fast jede dieser Stellen will die Sterbeurkunde sehen. Deshalb ist es sinnvoll, dir eine Liste zu machen, wem du sie schickst, und dir zu notieren, ob die jeweilige Stelle das Original zurückgibt oder eine einfache Kopie genügt. So behältst du den Überblick, wie viele Ausfertigungen noch im Umlauf sind.

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